Ραντεβού σε περιόδους αυξημένης κίνησης
Ο AI Voice Agent αναλαμβάνει επιπλέον κλήσεις, προτείνει διαθέσιμες ώρες στο Outlook και καταχωρίζει τη συνάντηση, αποστέλλοντας πρόσκληση στον πελάτη.
Διασύνδεση Microsoft 365 με AI Voice Agents
Συνδέστε τη Voice Logica με το Microsoft 365 και αυτοματοποιήστε τις τηλεφωνικές κρατήσεις στο Outlook και τις ειδοποιήσεις στο Microsoft Teams.
Ο AI Voice Agent ελέγχει τη διαθεσιμότητα, καταχωρίζει και αλλάζει ραντεβού, αναζητά επαφές και αποστέλλει προσκλήσεις Outlook με σύνδεσμο Teams για online συναντήσεις. Παράλληλα, ενημερώνει τα επιλεγμένα κανάλια για leads και αιτήματα που χρειάζονται ανθρώπινο χειρισμό.
Από την τηλεφωνική κλήση στο Outlook και το Teams
Η εύρεση μιας διαθέσιμης ώρας, η αποστολή πρόσκλησης και η ενημέρωση των συνεργατών απαιτούν συχνά ξεχωριστές ενέργειες. Εκτός ωραρίου, ένα αίτημα συνάντησης μπορεί να περιμένει μέχρι την επόμενη ημέρα.
Η διασύνδεση Microsoft 365 επιτρέπει στον AI Voice Agent να ολοκληρώνει αυτά τα βήματα κατά τη συνομιλία. Η κράτηση καταχωρίζεται στο Outlook και οι σχετικές πληροφορίες φτάνουν στο κανάλι Teams που έχετε επιλέξει.
Τι μπορεί να κάνει η διασύνδεση Microsoft 365;
Έλεγχος διαθεσιμότητας στο Outlook
Ανακτά τα ημερολόγια του συνδεδεμένου λογαριασμού και τις επερχόμενες εκδηλώσεις. Ελέγχει τις διαθέσιμες ώρες πριν προτείνει επιλογές στον καλούντα.
Καταχώριση ραντεβού
Δημιουργεί εκδήλωση με τίτλο, διάρκεια, ώρα έναρξης και λήξης, τοποθεσία και σημειώσεις από τη συνομιλία. Η κράτηση περιλαμβάνει συγκεκριμένη ζώνη ώρας, όπως Europe/Athens.
Προσκλήσεις Outlook και σύνδεσμοι Teams
Οι συμμετέχοντες λαμβάνουν πρόσκληση Outlook για το ραντεβού. Για online συναντήσεις, ο Agent προσθέτει σύνδεσμο Microsoft Teams στην εκδήλωση.
Αλλαγές ραντεβού
Μεταφέρει τη συνάντηση σε νέα ημέρα ή ώρα, ενημερώνοντας την υπάρχουσα εκδήλωση και τη σχετική πρόσκληση, χωρίς να δημιουργεί δεύτερη κράτηση.
Αναζήτηση επαφών Outlook
Αναζητά επαφές με όνομα ή τμήμα email και ανακτά διαθέσιμα στοιχεία, όπως εμφανιζόμενο όνομα, διευθύνσεις email και τηλέφωνα, για την επιβεβαίωση των στοιχείων κράτησης.
Ειδοποιήσεις στο Microsoft Teams
Ανακτά ομάδες και κανάλια και δημοσιεύει, μέσω του συνδεδεμένου λογαριασμού, ειδοποιήσεις για νέα leads, αιτήματα κλιμάκωσης και σημαντικές κλήσεις στο κανάλι που έχετε ορίσει.
Το ραντεβού στο Outlook, η ενημέρωση στο Teams
Ένας ενδιαφερόμενος καλεί εκτός ωραρίου για να κλείσει online συνάντηση. Ο AI Voice Agent ελέγχει τις διαθέσιμες ώρες, επιβεβαιώνει το email και καταχωρίζει το ραντεβού με σύνδεσμο Teams.
Στη συνέχεια μπορεί να ενημερώσει το κανάλι πωλήσεων με τα στοιχεία του ενδιαφερόμενου, την ώρα συνάντησης και το αντικείμενο της συζήτησης. Η ομάδα βρίσκει την κράτηση και τις σχετικές πληροφορίες στα εργαλεία που ήδη χρησιμοποιεί.
Βασικά use cases
-
-
Τηλεφωνική αλλαγή ραντεβού
Ελέγχει τη νέα διαθεσιμότητα και μεταφέρει το υπάρχον ραντεβού, ενημερώνοντας την πρόσκληση χωρίς δεύτερη καταχώριση στο ημερολόγιο.
-
Κράτηση με επιβεβαίωση στοιχείων επαφής
Αναζητά τον πελάτη στις επαφές Outlook και επιβεβαιώνει το καταχωρισμένο email, ώστε η πρόσκληση να αποσταλεί στη σωστή διεύθυνση.
-
Εξερχόμενες επιβεβαιώσεις ραντεβού
Σε συνδυασμό με εξερχόμενες καμπάνιες, επιβεβαιώνει προγραμματισμένες συναντήσεις, αλλάζει ώρες όταν ζητηθεί και ειδοποιεί το Teams για ακυρώσεις που χρειάζονται συνέχεια.
Οφέλη για την επιχείρησή σας
-
Λιγότερος συντονισμός από την ομάδα
Περιορίστε τον χρόνο ελέγχου διαθεσιμότητας, καταχώρισης και αλλαγής ραντεβού.
-
Οργανωμένες προσκλήσεις
Συγκεντρώστε ώρα, τοποθεσία, σημειώσεις και σύνδεσμο Teams στην εκδήλωση Outlook.
-
Κρατήσεις και ενημερώσεις όλο το 24ωρο
Εξυπηρετήστε τηλεφωνικά αιτήματα εκτός ωραρίου και ενημερώστε το κατάλληλο κανάλι Teams.
Πώς να ξεκινήσετε
Η σύνδεση ολοκληρώνεται μέσα από λίγα βήματα:
-
Ανοίξτε την ενότητα Artificial Intelligence → Integrations στη Voice Logica.
-
Επιλέξτε Microsoft 365 και πατήστε σύνδεση.
-
Συνδεθείτε μέσω του συνδέσμου εξουσιοδότησης της Microsoft και παραχωρήστε πρόσβαση για τον λογαριασμό που θα χρησιμοποιεί ο Agent.
-
Ενεργοποιήστε τα Outlook και Teams tools για τον AI Voice Agent σας και ορίστε σε ποιο ημερολόγιο θα καταχωρίζει ραντεβού και ποιο κανάλι θα ενημερώνει.
-
Πραγματοποιήστε μια δοκιμαστική κλήση και ελέγξτε την εμφάνιση της εκδήλωσης στο Outlook και της ειδοποίησης στο Teams.
Συχνές ερωτήσεις
Λαμβάνει ο καλών πρόσκληση Outlook;
Ναι. Όταν προστίθεται ως συμμετέχων στην εκδήλωση, λαμβάνει πρόσκληση Outlook, με σύνδεσμο Teams εφόσον η συνάντηση είναι online.
Μπορεί ο Agent να διαβάζει συνομιλίες στο Teams;
Όχι. Η διασύνδεση δημοσιεύει στα κανάλια που επιλέγετε. Δεν διαβάζει μηνύματα καναλιών, συνομιλίες ή προσωπικά μηνύματα.
Πώς διαχειρίζεται τις ζώνες ώρας;
Οι εκδηλώσεις περιλαμβάνουν συγκεκριμένη ζώνη ώρας, όπως Europe/Athens, ώστε η κράτηση να καταχωρίζεται με σαφή ώρα έναρξης και λήξης.
Συνδέστε την τηλεφωνική επικοινωνία με το Microsoft 365
Δείτε πώς μπορεί να λειτουργήσει η διασύνδεση στην επιχείρησή σας, με κρατήσεις στο Outlook, online συναντήσεις και ειδοποιήσεις στα κανάλια Teams της ομάδας σας.
Ενημερώθηκε: